sexta-feira, 20 de maio de 2011

Recomendações úteis para prevenir o envelhecimento precoce e preservar os documentos de arquivo

As ações preventivas do envelhecimento precoce dos acervos devem ter início em uma fase que antecede a produção documental, com a aquisição de suportes, materiais de expediente e receptáculos (pastas, caixas de arquivo, porta-fólios etc.) neutros (pH 7.0).
Os cuidados com a preservação devem ter continuidade em todo ciclo vital dos documentos, principalmente após o recolhimento dos conjuntos documentais aos depósitos de arquivo permanente. Porões, semienterrados e recintos insalubres são locais inadequados para armazenamento de acervos documentais, independentemente da naturreza dos documentos.
Os arquivos públicos e privados não devem apenas parecer, devem ser unidades organizacionais bem estruturadas, aparelhadas e organizadas. Seus dirigentes, além de possuir autonomia administrativa, devem, se possível, dentro da estrutura orgânico-funcional da instituição, se reportar ao primeiro escalão de comando e execução.


Recomendamos consultar também a Sugestão Técnica 08 - Conselhos Úteis para Prevenir o Envelhecimento Precoce dos Documentos: Decálogo da Preservação de Acervos, no site http://www.melhoriacontinua.com.br/.

domingo, 8 de maio de 2011

Modalidades de Reuniões de Trabalho

A melhor maneira de evitar a dispersão dos convocados e o surgimento de discussões paralelas em reuniões de trabalho é ser fiel à pauta da reunião. O mediador da reunião (gestor, líder ou facilitador) deve cronometrar e garantir a participação de todos os colaboradores convocados para o evento. As pessoas impulsivas e voluntariosas devem ser controladas para que não cometam excessos; e as tímidas e contidas devem ser instigadas a se manifestarem. Todos devem ter seus espaços respeitados e suas opiniões são igualmente relevantes. Inevitavelmente, tópicos fora de pauta surgirão, os quais podem ser tratados ao final ou serem incluídos na pauta da reunião seguinte.
É aconselhável compor uma tabela de modalidades de reuniões, embasada no funcionograma da unidade organizacional respectiva, de modo a proporcionar eficiência ao planejamento dos eventos e eficácia à condução dos assuntos inerentes a cada setor. As seguintes sugestões de classificação das modalidades de reunião foram inspiradas nos ensinamentos de Chinelato Filho (1993):
- Deliberativa: traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.
- Comunicativa: efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.
- Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), expertos ou especialistas.
- Técnica: efetuar análises críticas; examinar estudos, projetos e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), expertos ou especialistas.
- Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas. Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de partes interessadas.
- Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.

Vide também a Nota Técnica 34 – Modalidades de Reuniões de Trabalho no site htttp://www.melhoriacontinua.com.br