Registros de Reuniões de Trabalho

Reuniões de trabalho são excelentes práticas de gestão, que podem ser planejadas e realizadas para orientar processos de tomadas de decisões consensuais; transmitir informações e instruções que requeiram clareza e precisão, de forma a evitar interpretações divergentes; garantir o comprometimento de colaboradores envolvidos com projetos e processos organizacionais; tratar de assuntos controversos e dirimir dúvidas; promover a aproximação e o congraçamento dos membros de grupos de trabalho; motivar regozijos por sucessos alcançados e crescimento da organização; tratar de assuntos de interesse da organização e dos seus colaboradores.

Conforme recomendação contida na Seção 4.2.4 – Controle de Registros, da ABNT NBR ISO 9001:2008, a memória dos assuntos e decisões tratados numa reunião de trabalho deve ser consistida em registros. São as seguintes as principais espécies documentais produzidas antes, durante e depois da reunião:
• convocações de participantes por força de obrigação de ofício e/ou competência profissional;
• convite(s) formulado(s) a experto(s) e consultor(es) especializado(s) em assunto(s) de relevância técnica e/ou científica que será(ão) desenvolvido(s) durante o evento;
• registros fotográficos, de sons e imagens em movimento (DVD) colhidos de forma consentida (ostensiva) durante as sessões;
• ata de reunião;
• documentos (relatórios, pareceres, memórias técnicas, correspondências e outras espécies documentais) apresentados para instruir decisões tomadas em reunião.

Leia também a Nota Técnica 33 - http://www.melhoriacontinua.com.br/