quinta-feira, 6 de outubro de 2011
Vítimas da Exclusão Digital
quinta-feira, 8 de setembro de 2011
Ações Determinantes da Qualidade
quarta-feira, 7 de setembro de 2011
Aproveite o seu Tempo
sexta-feira, 20 de maio de 2011
Recomendações úteis para prevenir o envelhecimento precoce e preservar os documentos de arquivo
Os cuidados com a preservação devem ter continuidade em todo ciclo vital dos documentos, principalmente após o recolhimento dos conjuntos documentais aos depósitos de arquivo permanente. Porões, semienterrados e recintos insalubres são locais inadequados para armazenamento de acervos documentais, independentemente da naturreza dos documentos.
Os arquivos públicos e privados não devem apenas parecer, devem ser unidades organizacionais bem estruturadas, aparelhadas e organizadas. Seus dirigentes, além de possuir autonomia administrativa, devem, se possível, dentro da estrutura orgânico-funcional da instituição, se reportar ao primeiro escalão de comando e execução.
Recomendamos consultar também a Sugestão Técnica 08 - Conselhos Úteis para Prevenir o Envelhecimento Precoce dos Documentos: Decálogo da Preservação de Acervos, no site http://www.melhoriacontinua.com.br/.
domingo, 8 de maio de 2011
Modalidades de Reuniões de Trabalho
A melhor maneira de evitar a dispersão dos convocados e o surgimento de discussões paralelas em reuniões de trabalho é ser fiel à pauta da reunião. O mediador da reunião (gestor, líder ou facilitador) deve cronometrar e garantir a participação de todos os colaboradores convocados para o evento. As pessoas impulsivas e voluntariosas devem ser controladas para que não cometam excessos; e as tímidas e contidas devem ser instigadas a se manifestarem. Todos devem ter seus espaços respeitados e suas opiniões são igualmente relevantes. Inevitavelmente, tópicos fora de pauta surgirão, os quais podem ser tratados ao final ou serem incluídos na pauta da reunião seguinte.
É aconselhável compor uma tabela de modalidades de reuniões, embasada no funcionograma da unidade organizacional respectiva, de modo a proporcionar eficiência ao planejamento dos eventos e eficácia à condução dos assuntos inerentes a cada setor. As seguintes sugestões de classificação das modalidades de reunião foram inspiradas nos ensinamentos de Chinelato Filho (1993):
- Deliberativa: traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.
- Comunicativa: efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.
- Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), expertos ou especialistas.
- Técnica: efetuar análises críticas; examinar estudos, projetos e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), expertos ou especialistas.
- Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas. Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de partes interessadas.
- Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.
Vide também a Nota Técnica 34 – Modalidades de Reuniões de Trabalho no site htttp://www.melhoriacontinua.com.br
quinta-feira, 28 de abril de 2011
Registros de Reuniões de Trabalho
Conforme recomendação contida na Seção 4.2.4 – Controle de Registros, da ABNT NBR ISO 9001:2008, a memória dos assuntos e decisões tratados numa reunião de trabalho deve ser consistida em registros. São as seguintes as principais espécies documentais produzidas antes, durante e depois da reunião:
• convocações de participantes por força de obrigação de ofício e/ou competência profissional;
• convite(s) formulado(s) a experto(s) e consultor(es) especializado(s) em assunto(s) de relevância técnica e/ou científica que será(ão) desenvolvido(s) durante o evento;
• registros fotográficos, de sons e imagens em movimento (DVD) colhidos de forma consentida (ostensiva) durante as sessões;
• ata de reunião;
• documentos (relatórios, pareceres, memórias técnicas, correspondências e outras espécies documentais) apresentados para instruir decisões tomadas em reunião.
Leia também a Nota Técnica 33 - http://www.melhoriacontinua.com.br/
sábado, 23 de abril de 2011
Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores
Fornecedor é definido no Código de Defesa do Consumidor como “toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvam atividades de produção, montagem, transformação, beneficiamento, acondicionamento ou reacondicionamento, renovação ou recondicionamento, criação, construção, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços (bancos, seguradoras, corretoras, etc.)”. (...) “Produto é qualquer bem, móvel ou imóvel, material ou imaterial; e serviço é qualquer atividade fornecida no mercado de consumo, mediante remuneração, inclusive as de natureza bancária, financeira, de crédito e securitária, salvo as decorrentes das relações de caráter trabalhista”. Assim, fornecedor é “todo aquele que de alguma forma interfere no produto ou serviço assumindo sua participação e responsabilidade pelo que fez”. Vide Leis 8.078/1990 e 12.291/2010.
A almejada conquista de um estado de alcance global de excelência em administração da produção e comercialização requer o estabelecimento e a execução de políticas de parcerias com valor acrescentado, notadamente quando existe a comprovação do comprometimento das partes envolvidas em estabelecer e respeitar o princípio que apregoa a consecução de benefícios mútuos nas relações da organização com o(s) seu(s) fornecedor(es).
Vide também a Nota Técnica 32 – Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores no site http://www.melhoriacontinua.com.br/
quarta-feira, 20 de abril de 2011
Ombudsman - Ouvidoria
De acordo com o Instituto Internacional de Ombudsman (IOI) “o papel do ombudsman é proteger as pessoas contra a violação dos direitos, abuso de poder, erro, negligência, decisões injustas e de má administração, a fim de melhorar a administração pública e tornar as ações do governo mais abertas e os governantes e seus agentes mais responsáveis no cumprimento das suas obrigações perante os cidadãos”. No Brasil, a Ouvidoria-Geral da União, vinculada à Controladoria-Geral da União (CGU), é responsável regimentalmente por “receber, examinar e encaminhar reclamações, elogios e sugestões referentes a procedimentos e ações de agentes, órgãos e entidades federais do Poder Executivo”.
Nas organizações brasileiras conscientizadas da reciprocidade de direitos e obrigações nas relações de negócios com fornecedores e clientes, bem como dos direitos trabalhistas dos seus colaboradores, observa-se a tendência de a representação corporativa do escritório de ombudsman constituir-se em dois departamentos: o ombudsman externo e o interno. A representação orgânica do ombudsman externo compreende um escritório de portas sempre abertas para fornecedores, clientes e beneficiários finais identificados na cadeia de produção e comercialização. O ombudsman interno tem a incumbência de se fazer representar em todos os departamentos; e a sua clientela deve ser constituída do corpo colaboradores da organização, sem exceções de cargos e funções.
Cumpre ao ombudsman promover, no seio da organização em que exerce a sua função de ofício, o comprometimento com os fundamentos estabelecidos em políticas sobre responsabilidade social, conforme disposto nas normas ABNT NBR 16001:2004 - Responsabilidade Social - Sistema da Gestão – Requisitos e ABNT NBR ISO 26000:2010 – Diretrizes sobre Responsabilidade Social.
Fontes para consulta:
http://www.cgu.gov.br/AreaOuvidoria/RelacaoOuvidorias/.
http://www.law.ualberta.ca/centres/ioi/About-the-I.O.I./History-and-Development.php;
Para maiores esclarecimentos, consulta a Nota Técnica 52 – Ombudsman – Ouvidoria, no site: http://www.melhoriacontinua.com.br/.
segunda-feira, 11 de abril de 2011
Abordagem Factual para Tomada de Decisões
“Cada minuto vivido se converte em um passo sem retrocesso. Medite bem antes de tomar qualquer decisão, para depois não se torturar no desejo impossível de refazer o já feito”.
Todo tomador de decisão sabe da importância de poder contar com dados e informações precisos e confiáveis. Empreendimentos podem ser comprometidos e organizações podem ter seus futuros avariados diante de fontes de informações obsoletas em momentos decisivos da biografia institucional. Por exemplo, o aplicador em bolsas de valores sabe da importância da expertise adquirida no mercado financeiro global, da imprescindibilidade das fontes fidedignas de informação e do martírio que pode advir de uma decisão irrefletida, no calor de um momento de descuido... Decisões eficientes e eficazes devem ser fundamentadas em fatos, não em opiniões subjetivas (achismos).
De acordo com as normas da Família NBR ISO 9000 “decisões eficazes são baseadas na análise de dados e de informações”. O princípio “Abordagem de Tomada de Decisões Baseadas em Fatos”, transcrito na ABNT NBR ISO 9004:2010 – Gestão para o Sucesso Sustentado de uma Organização – Uma Abordagem da Gestão da Qualidade, estabelece que “Decisões eficazes são baseadas na análise de dados e informações”.
“Principais Benefícios: decisões baseadas em informações; maior capacidade de demonstrar a eficácia das decisões tomadas por meio de referência e registros factuais; maior capacidade de analisar criticamente, desafiar e mudar opiniões e decisões”.
"A aplicação do princípio de abordagem de tomada de decisões baseadas em fatos, tipicamente leva a: assegurar que os dados e as informações são suficientemente precisos e confiáveis; tornar os dados acessíveis a quem deles necessitar; analisar dados e informações utilizando métodos válidos; tomar decisões e promover ações com base na análise dos fatos, equilibrada com experiência e intuição”.
Consulte também a Nota Técnica 31 - Abordagem Fatual para Tomada de Decisões, acessível no site: http://www.melhoriacontinua.com.br.
sábado, 9 de abril de 2011
Melhoria Contínua
domingo, 6 de março de 2011
Abordagem Sistêmica para a Gestão
O princípio “Abordagem Sistêmica para Gestão”, de acordo com o disposto nas normas da família ABNT NBR ISO 9000, estabelece que “identificar, entender e gerenciar processos inter-relacionados como um sistema contribui para a eficácia e eficiência da organização no sentido desta atingir os seus objetivos”.
A aplicação desse princípio, segundo afirmação na ABNT NBR ISO 9004:2010 garante à organização:
• “estruturação de um sistema para conseguir os objetivos da organização da forma mais eficaz e eficiente;
• compreensão das interdependências entre os processos do sistema;
• abordagens estruturadas que harmonizam e integram processos;
• proporcionar um melhor entendimento das funções e responsabilidades necessárias para conseguir os objetivos comuns e, assim, reduzir barreiras interfuncionais;
• entendimento das capacidades organizacionais e identificação das limitações de recursos antes da ação;
• identificação e definição de como atividades específicas dentro de um sistema devem operar;
• melhorar continuamente o sistema através de medição e avaliação”.
quarta-feira, 16 de fevereiro de 2011
Abordagem de Processos
Deming foi preciso ao afirmar que “se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”. Processo pode ser definido, conforme abordagens nas normas da família ISO 9000, como uma atividade, ou conjunto de atividades interativas, que utiliza recursos organizacionais para transformar insumos (entradas) em produtos (saídas). A aplicação de um sistema de processos em uma organização, juntamente com a identificação, interação e gestão desses processos, pode ser considerada como a “abordagem de processo”. Essa abordagem enfatiza a importância de:
• entendimentos e atendimento aos requisitos (conforme prescreve a ABNT NBR ISO 9001:2008);
• necessidade de considerar valores agregados em processos (quase sempre a saída de um processo corresponde à entrada do processo subsequente);
• obtenção de resultados de desempenho e eficácia de processos;
• melhoria contínua de processos baseada em medições objetivas.
Compreendida como a determinação de métodos e técnicas para identificar, mapear e gerenciar sistemas de processos (macroprocessos, processos e subprocessos) interligados e interativos, tendo em vista alcançar e manter altos padrões de eficiência, eficácia e efetividade em todas as atividades orientadas à realização do produto e à gestão de recursos, a abordagem de processos deve ser refletida nas atitudes e no comprometimento incondicional dos membros de todos os escalões de comando e liderança em promover o planejamento, desenvolvimento, implementação e otimização desse modelo de gestão por toda a organização.
segunda-feira, 17 de janeiro de 2011
Importância da Proatividade
A história se repete todos os anos: depois da catástrofe, as autoridades prometem liberar recursos financeiros emergenciais, sem os entraves burocráticos de praxe, para socorrer pessoas desabrigadas, sedentas e famintas... As reações positivas procedem das comunidades (socorristas civis e militares, profissionais de saúde, heróis anônimos) e das associações filantrópicas que se apressam em recolher e encaminhar donativos materiais e financeiros aos desafortunados. O “âncora” experimentado de um canal de televisão de alcance internacional diz: “Nas cidades brasileiras, depois da tempestade vem a inundação; depois da inundação, vem as epidemias. As cidades são desprovidas de saneamento básico, pois as tubulações e canos enterrados não ficam às vistas dos eleitores...”.
Em seguida, no calendário brasileiro de festividades populares, virá o carnaval, como se fora uma panaceia para tanto sofrimento, mas o cataclismo ficará na lembrança dos sobreviventes. Tudo termina com “as águas de março”(?). “É pau, é pedra, é o fim do caminho / É um resto de toco, é um pouco sozinho / ... É a noite, é a morte, é um laço, é o anzol / ... É madeira de vento, tombo da ribanceira. ... É o projeto da casa, / é o corpo na cama / É o carro enguiçado, / é a lama, é a lama”. Tom Jobim (1972). Como será o próximo verão?
É tempo de aprender com tantos erros e padecimentos, de não se acomodar, de planejar o próximo verão, de ser proativo. Convoquem os nossos mais proeminentes profissionais e estudiosos em planejamento estratégico, engenharia civil, hidrologia, climatologia, meteorologia, geologia, geografia, defesa civil e áreas congêneres, constituam equipes proativas de trabalho, garantam o provimento de recursos (que existem!), tomem medidas preventivas e não permitam que sejamos surpreendidos pelos efeitos devastadores das intempéries. Se for necessário adotar atitudes impopulares, como as de não permitir a ocupação irregular e a construção de habitações nas áreas de riscos (encostas das serras, aterros sobre lixões, margens de rios e córregos); e/ou remover famílias residentes nesses locais, tenham a coragem e a hombridade de assumir tal postura. As gerações do futuro certamente ficarão agradecidas aos governantes que forem proativos no presente.
quarta-feira, 12 de janeiro de 2011
Envolvimento de Pessoas
Este assunto é abordado na Nota Técnica 27 – Envolvimento de Pessoas, no site www.melhoriacontinua.com.br.
sábado, 8 de janeiro de 2011
Liderança
O líder é o mentor que se compromete com a missão, a política da qualidade, o planejamento estratégico e a melhoria contínua prognosticada na visão de futuro da organização; ele é o superior hierárquico carismático e dotado da capacidade, da habilidade e da tenacidade indispensáveis à condução dos comandados ao sucesso almejado em qualquer tipo de empreendimento. Ele se destaca por ser o mais arrojado, admirado e respeitado dentre os seus pares. O líder não é o mais temido membro do seu grupo. A liderança não é imposta, mas conquistada.
Reflita sobre o tema em foca ao consultar a Nota Técnica 26 – Liderança, no site www.melhoriacontinua.com.br.
terça-feira, 4 de janeiro de 2011
Foco no Cliente
É fato que nem sempre o cliente tem razão, mas é preciso envidar esforços para satisfazê-lo, sem ludibriá-lo, e, se possível, surpreendê-lo positivamente. Para manter o foco no cliente a organização deve:
• atender satisfatoriamente, cativar, fascinar e ser eleita pelo cliente como sua fornecedora preferencial;
• destacar-se no mercado por honrar e executar fielmente todos os contratos assinados;
• conquistar a reputação de ser assídua e pontual em todos os compromissos assumidos;
• manter postura ética e fidelidade com os parceiros comerciais;
• deixar o cliente satisfeito ao ponto de sentir-se confortável em recomendá-la no seu círculo de amizades.
O cliente tem de ser convencido da honestidade de propósitos do fornecedor. Responsabilidades e obrigações do fornecedor, assim como direitos, regalias, benefícios e vantagens do cliente devem ser estabelecidos com base no Código de Defesa do Consumidor [sancionado pela Lei 8.078, de 11 de setembro de 1990 (DOU 12/09/1990, Suplemento) e regulamentado pelo Decreto 2.181/97]. Além das normas da Família ISO 9000 é recomendável colocar em prática a ABNT NBR ISO 10002:2005 – Gestão da Qualidade – Satisfação do Cliente – Diretrizes para Tratamento de Reclamações nas Organizações.
Para maiores detalhes, vide a Nota Técnica 25 – Foco no Cliente, no site www.melhoriacontinua.com.br.