Vítimas da Exclusão Digital

Pausa para Reflexão

O âncora do jornal matutino destaca a fila de aposentados, idosos, humildes, perplexos diante de caixas eletrônicos à busca de retirar seus parcos proventos. Trata-se da fila de excluídos digitais do complexo e perverso sistema financeiro. Eles não têm acesso às moedas eletrônicas (eletronic money, eletronic cash, digital cash, smart cards e outras facilidades transacionais eletrônicas) e as agências bancárias estão fechadas sine die, enquanto perdurar a greve dos bancários. Os carteiros também estão em greve. É prudente lembrar que os golpistas (amigos do alheio) permanecem de plantão, ávidos para que os incautos aposentados permitam-lhes prestar ajudas... O que fazer para saldar compromissos? Reclamar com o bispo?

“A relação entre exclusão digital e pobreza é uma realidade mundial. De acordo com o Mapa da Exclusão Digital, que analisou os dados do Censo 2000, o nível de escolaridade é ponto de importância não só na geração de renda, mas também no nível de inclusão digital dos estados brasileiros: os cinco mais incluídos são o Distrito Federal, São Paulo, Rio de Janeiro, Santa Catarina e Paraná, e os cinco mais excluídos são o Maranhão, Piauí, Tocantins, Acre e Alagoas”. http://pt.wikipedia.org/wiki/Exclus%C3%A3o_digital

Ações Determinantes da Qualidade

 

É opinião consensual entre expertos e estudiosos, que a direção e a gerência são responsáveis por cerca de 85% das ações determinantes da qualidade e que a mão-de-obra é responsável pelos restantes 15%. Significa que os ocupantes dos níveis estratégico e tático (primeiro e segundo escalões) de comando são responsáveis pela maioria das ações determinantes da qualidade. Dos 15% inerentes ao nível operacional, destacam-se como fatores preponderantes a proatividade, a capacitação (reeducar-se para a qualidade) e a motivação dos funcionários da organização.

Normalização relativa à mão-de-obra:

·      NBR ISO 9001:2008, Seção 6.2 – Recursos Humanos;

·      NBR ISO 10015:2001 – Gestão da Qualidade – Diretrizes para Treinamento.

Fatores que afetam a qualidade e que são de responsabilidade da gerência:

·      coordenação das unidades organizacionais e das equipes que participam das diversas etapas dos ciclos produtivos;

·      definição dos responsáveis pelas ações de controle [definir quem controla: equipes, processos e cronogramas (?)];

·      levantamento dos requisitos, expectativas e exigências dos clientes;

·      aferição objetiva das performances dos profissionais responsáveis pelas funções que afetam a qualidade;

·      canais de acesso e comunicação competentes, com colaboradores treinados, para contatos dos clientes com a organização. Não basta criar o canal, é imprescindível que os responsáveis pelas funções de atendimento e levantamento de expectativas e satisfação dos clientes sejam atuantes;

·      manutenção de assistência técnica especializada pós-vendas;

·      realização de análises e viabilização de ações corretivas e preventivas, bem como a erradicação das causas-raiz de não conformidades reais e potenciais detectadas em sistemas, projetos, processos, atividades e produtos.

Para mais informações, vide na seção “Apresentações” do site http://www.melhoriacontinua.com.br/index.php/apresentacoes.html, a “Metodologia 5M”.

Aproveite o seu Tempo

A vida é uma peça de teatro que não permite ensaios. Por isso, cante, chore, dance, ria e viva intensamente, antes que a cortina se feche e a peça termine sem aplausos. Charlie Chaplin

A sensação de sentir-se assoberbado de forma ininterrupta é sintomática de que o seu tempo não é administrado corretamente. A condição de ficar sobrecarregado de trabalho, como ocorre com os workaholics, pode redundar no acometimento de doenças psicossomáticas: cardiovasculares, respiratórias, gastrointestinais, dermatológicas, endócrino / metabólicas, neurológicas e articulares.

Adquira o hábito de planejar, administrar e empregar racionalmente o seu tempo com atividades proveitosas, como: horas de trabalho, capacitação profissional e estudos; dedicação à família e às amizades; férias, diletantismo, atividades físicas e relaxamento; práticas religiosas e filantrópicas; projetos pessoais; programas de viagens etc.

Sobre este assunto, consultar também a “Nota Técnica 50 – Aproveite seu Tempo”, no site www.melhoriacontinua.com.br.

Recomendações úteis para prevenir o envelhecimento precoce e preservar os documentos de arquivo

As ações preventivas do envelhecimento precoce dos acervos devem ter início em uma fase que antecede a produção documental, com a aquisição de suportes, materiais de expediente e receptáculos (pastas, caixas de arquivo, porta-fólios etc.) neutros (pH 7.0).
Os cuidados com a preservação devem ter continuidade em todo ciclo vital dos documentos, principalmente após o recolhimento dos conjuntos documentais aos depósitos de arquivo permanente. Porões, semienterrados e recintos insalubres são locais inadequados para armazenamento de acervos documentais, independentemente da naturreza dos documentos.
Os arquivos públicos e privados não devem apenas parecer, devem ser unidades organizacionais bem estruturadas, aparelhadas e organizadas. Seus dirigentes, além de possuir autonomia administrativa, devem, se possível, dentro da estrutura orgânico-funcional da instituição, se reportar ao primeiro escalão de comando e execução.

Recomendamos consultar também a Sugestão Técnica 08 - Conselhos Úteis para Prevenir o Envelhecimento Precoce dos Documentos: Decálogo da Preservação de Acervos, no site http://www.melhoriacontinua.com.br/.

Modalidades de Reuniões de Trabalho

A melhor maneira de evitar a dispersão dos convocados e o surgimento de discussões paralelas em reuniões de trabalho é ser fiel à pauta da reunião. O mediador da reunião (gestor, líder ou facilitador) deve cronometrar e garantir a participação de todos os colaboradores convocados para o evento. As pessoas impulsivas e voluntariosas devem ser controladas para que não cometam excessos; e as tímidas e contidas devem ser instigadas a se manifestarem. Todos devem ter seus espaços respeitados e suas opiniões são igualmente relevantes. Inevitavelmente, tópicos fora de pauta surgirão, os quais podem ser tratados ao final ou serem incluídos na pauta da reunião seguinte.
É aconselhável compor uma tabela de modalidades de reuniões, embasada no funcionograma da unidade organizacional respectiva, de modo a proporcionar eficiência ao planejamento dos eventos e eficácia à condução dos assuntos inerentes a cada setor. As seguintes sugestões de classificação das modalidades de reunião foram inspiradas nos ensinamentos de Chinelato Filho (1993):
- Deliberativa: traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.
- Comunicativa: efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.
- Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), expertos ou especialistas.
- Técnica: efetuar análises críticas; examinar estudos, projetos e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), expertos ou especialistas.
- Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas. Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de partes interessadas.
- Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.

Vide também a Nota Técnica 34 – Modalidades de Reuniões de Trabalho no site htttp://www.melhoriacontinua.com.br

Registros de Reuniões de Trabalho

Reuniões de trabalho são excelentes práticas de gestão, que podem ser planejadas e realizadas para orientar processos de tomadas de decisões consensuais; transmitir informações e instruções que requeiram clareza e precisão, de forma a evitar interpretações divergentes; garantir o comprometimento de colaboradores envolvidos com projetos e processos organizacionais; tratar de assuntos controversos e dirimir dúvidas; promover a aproximação e o congraçamento dos membros de grupos de trabalho; motivar regozijos por sucessos alcançados e crescimento da organização; tratar de assuntos de interesse da organização e dos seus colaboradores.

Conforme recomendação contida na Seção 4.2.4 – Controle de Registros, da ABNT NBR ISO 9001:2008, a memória dos assuntos e decisões tratados numa reunião de trabalho deve ser consistida em registros. São as seguintes as principais espécies documentais produzidas antes, durante e depois da reunião:
• convocações de participantes por força de obrigação de ofício e/ou competência profissional;
• convite(s) formulado(s) a experto(s) e consultor(es) especializado(s) em assunto(s) de relevância técnica e/ou científica que será(ão) desenvolvido(s) durante o evento;
• registros fotográficos, de sons e imagens em movimento (DVD) colhidos de forma consentida (ostensiva) durante as sessões;
• ata de reunião;
• documentos (relatórios, pareceres, memórias técnicas, correspondências e outras espécies documentais) apresentados para instruir decisões tomadas em reunião.

Leia também a Nota Técnica 33 - http://www.melhoriacontinua.com.br/

Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores

O princípio Benefícios Mútulos nas Relações com Fornecedores, estabelecido na Família ISO 9000, apregoa que “uma organização e seus fornecedores são interdependentes, e uma relação de benefícios mútuos aumenta a habilidade de ambos em agregar valor”. E, na seção 7.4.1 – Processos de Aquisição, da ABNT NBR ISO 90001:2008, fica estabelecido que “a organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade de fornecer produto de acordo com os requisitos da organização. Critérios para seleção, avaliação e reavaliação devem ser estabelecidos. Devem ser mantidos registros dos resultados das avaliações e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação (ver 4.2.4)”.

Fornecedor é definido no Código de Defesa do Consumidor como “toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvam atividades de produção, montagem, transformação, beneficiamento, acondicionamento ou reacondicionamento, renovação ou recondicionamento, criação, construção, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços (bancos, seguradoras, corretoras, etc.)”. (...) “Produto é qualquer bem, móvel ou imóvel, material ou imaterial; e serviço é qualquer atividade fornecida no mercado de consumo, mediante remuneração, inclusive as de natureza bancária, financeira, de crédito e securitária, salvo as decorrentes das relações de caráter trabalhista”. Assim, fornecedor é “todo aquele que de alguma forma interfere no produto ou serviço assumindo sua participação e responsabilidade pelo que fez”. Vide Leis 8.078/1990 e 12.291/2010.

A almejada conquista de um estado de alcance global de excelência em administração da produção e comercialização requer o estabelecimento e a execução de políticas de parcerias com valor acrescentado, notadamente quando existe a comprovação do comprometimento das partes envolvidas em estabelecer e respeitar o princípio que apregoa a consecução de benefícios mútuos nas relações da organização com o(s) seu(s) fornecedor(es).

Vide também a Nota Técnica 32 – Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores no site http://www.melhoriacontinua.com.br/